Il Fisco ha riconosciuto la validità di una procedura informatica predisposta da una società per digitalizzare le note spese dei dipendenti trasfertisti.
È possibile la gestione totalmente digitale della nota spese dei dipendenti. A confermarlo è l'Agenzia delle Entrate, che ha fornito una Risposta in merito alla dematerializzazione della nota spese prodotta da un dipendente trasfertista.
Il Fisco ha ricordato che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi, deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità e autenticità.
Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata.
Per quel che riguarda l'obbligo di firma della nota spese, non è richiesta l'apposizione della firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o di una firma elettronica avanzata, ai fini della corretta formazione del documento informatico, né tantomeno ai fini della relativa rilevanza fiscale, ma solo allo scopo di riconoscerne l'efficacia e validità probatoria di scrittura privata. Analoghe considerazioni valgono per i giustificativi a essa allegati.
